Как наладить работу с волонтерами на спортивных мероприятиях?

SD: Ни одно крупное спортивное событие в современных условиях не обходится без волонтеров. Огромная армия добровольных помощников предназначена для создания атмосферы праздника и доброжелательности, радушия и помощи в любых ситуациях. Все организаторы спортивных мероприятий нуждаются в квалифицированных волонтерах. Опыт Чемпионата мира по легкой атлетике в Москве, Универсиады в Казани, Олимпиады в Сочи позволяет надеяться, что становление волонтерского движения в России прошло свой начальный этап. Что думают об этом сами волонтеры? Сегодня мы предлагаем вам статью Алексея Маркова, работающего в системе ВЭБ, который работал волонтером на Чемпионате мира по своему любимому баскетболу. Очень интересные размышления.

Международные спортивные федерации все чаще стали доверять нашей стране спортивные мероприятия мирового уровня. Мне всегда было интересно узнать, как все устроено изнутри, и как этот механизм работает, почувствовать себя сопричастным к чему-то значимому в сфере спорта. Я работаю в банковском секторе и не связан профессионально со спортом. Поэтому я решил попробовать себя волонтером. За несколько дней работы в эпицентре Чемпионата мира по баскетболу 3Х3 я получил значительный опыт, а также смог своими глазами увидеть плюсы и минусы становления системы волонтерского движения в России. Я готов поделиться своими наблюдениями. После Чемпионата мира появилось представление, как можно наладить работу с волонтерами на спортивных мероприятиях, чтобы и организаторы были довольны, и волонтеры возвращались снова и снова для работы на соревнованиях.

Работу с волонтерами можно разделить на 3 стадии:

• Предварительная/подготовительная стадия (привлечение волонтеров, информация о мероприятии, о функционале, анкетирование, тренинги, предварительная встреча, подписание бумаг/инструкций)
• Основная стадия/работа (выдача формы, аккредитации, инструктаж перед выходом на работу, ознакомление со спортивной площадкой, выдача контактов, организация питания и др.)
• Завершение работы (обратная связь от организаторов, обратная связь от волонтеров, рекомендации, грамоты, обмен контактами)

О возможности работать волонтером на Чемпионате мира по баскетболу 3Х3 я узнал от своего друга, который работал на Олимпиаде в Сочи. После этого ему постоянно направляют рассылку о новых возможностях. Если бы он мне не переслал то письмо, я бы никогда и не узнал об этом мероприятии. После заполнения анкеты я получил приглашение, но я еще не знал какое направление работы выбрать, так как описание функционалов в письменной форме не существует.  Конечно, ощущение неизвестности добавляет адреналина, но было бы удобно всем знать заранее, чем будешь заниматься, особенно, если волонтер уже не является студентом, и ему нужно будет брать отгулы на работе.

Описание функционала пригодится на основной стадии работы в качестве своеобразной должностной инструкции, которая не исчерпывает полный перечень задач, но как минимум дает понимание о работе и об ответственности. Когда каждый волонтер в команде знает свои задачи, это упрощает работу и самому волонтеру, и его руководителю. Более высокая четкость в отношениях позволит повысить внутреннюю ответственность самих волонтеров, которые будут понимать, что это не просто «тусовка», а работа, это не просто возможность получить бесплатную форму, а целый ряд задач, выполнения которых от тебя ждут, что волонтерство, не смотря на безвозмездность, это все-таки работа. Было бы эффективно проводить больше мероприятий, направленных на повышение уровня знаний о волонтерстве, возможностях для волонтеров, на вовлечение неохваченных слоев населения – работающих людей вне студенческого возраста, так как у них есть потребность самовыражения и время для участия в качестве волонтера в спортивных мероприятиях.

На мой взгляд, организаторы мероприятий не уделяют должное внимание третьей стадии работы. Грамотное завершение отношений с волонтерами поможет привлекать их в будущем, поможет на базе анализа их мнения принимать меры по повышению эффективности организации мероприятия, сбор информации о волонтерах будет способствовать отсеву недобросовестных волонтеров, система предоставления рекомендаций может служить дополнительным стимулом для привлечения новых волонтеров.

Все вышеуказанные предложения можно воплотить в Единой информационной системе для волонтеров на базе социальной сети в Интернете. Можно создать сайт, по примеру LinkedIn.com, который будет полностью ориентирован на волонтеров и организаторов спортивных мероприятий, на котором будут регистрироваться все волонтеры, желающие работать на спортивных соревнованиях и организаторы этих соревнований. Основные элементы сайта:

• профайл волонтера, включающий фото, краткую биографию, возраст, образование, проекты, в которых он участвовал, отзывы организаторов, круг его контактов, который будет включать и волонтеров и организаторов
• профайл/страница мероприятия, на которой выложены контакты организаторов, даты мероприятия, необходимые волонтеры, количество, этапы отбора, функционал разных направлений работы, конкурс на руководителя группы, фотографии после проведения мероприятий
• страницы тренингов/конференций для волонтеров, информация по законодательству, подборка статей, интересный бюллетень про волонтеров/журнал.

Такой портал значительно упростит жизнь организаторам мероприятий, расширит охват аудитории, которая может стать волонтерами, снизит затраты на персонал спортивных мероприятий, повысит спортивный дух населения через причастность к серьезным соревнованиям.

Работа волонтером на спортивном мероприятии высокого уровня дало мне чувство гордости из-за сопричастности, из-за получения новых знаний и навыков. Я буду продолжать мой волонтерский путь и я очень рад, что являюсь современником и свидетелем становления волонтерского движения в России.

Алексей Марков